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会议效果的评估方法

2008年3月3日 文:/ 浏览次数:
会议不同阶段的效果评估
    会议是在具体的时间和空间举行的,各种因素对会议效果的影响是一个持续的过程。要举行成功的会议,从会议开始前到会议结束后都应注意各种因素的影响。为了更好的保护积极因素,排除消极因素,有必要对影响会议效果的各种因素加以评估,从而建立取舍标准,也可避免将时间浪费在不值得讨论的议案上。
一、会前效果评估
在会议举行前,以下因素会影响会议效果:
◆ 欠缺目标或目标不准确
◆ 欠缺议程
◆ 与会者人选不当,或者与会者人数太多或太少
◆ 会议时间、地点不当
◆ 开会的通知时间不当
◆ 开会通知的内容欠周详
◆ 会议场地设备欠佳
◆ 与会者没有作充分准备
◆ 未定明会议的终止时间以及每一项议题的时间分配
◆ 会议不准时开始
◆ 以前的会议太多,使与会者一听说要开会,都感到厌烦
◆ 开会次数太少,使每次会议的议题过多
二、会中效果评估
在会议进行中,影响会议效果的有如下因素:
◆ 在会中的交谊活动
◆ 外界的干扰
◆ 与会者离题
◆ 主持人离题
◆ 让没有必要留在会场的与会者留在现场
◆ 资料不充足,决策偏颇
◆少数人垄断会议
◆与会者之间交头接耳
◆与会者不表明真正的感受或意见
◆与会者之间争
◆与会者与主席争论
◆视听器材发生故障
◆与会者欠缺热心
◆会议超出预定时间
◆主持人未能总结会议的成果。
三、会后效果评估
会议结束后,经常会出现以下情况,应注意避免:
◆欠缺会议记录
◆对决议落实不力
◆不对会议的成败得失进行总结
◆不解散已完成任务的委员会或工作小组
◆与会者对会议感到不满
 
会后效果评估表
(一)目标
1、 此次会议的目标是什么?
2、 会议目标是否达成?
是□    否□    部分达成□
3、哪些目标没有完全达成?为什么没有完全达成?(确切理由)
 
(二)时间
1、 会议目标是否是最短时间内达成?
是□    否□   不能确定□
2、倘若目标并非在最短时间内达成,为什么没有在最短时间内达成?(确切理由)
 
(三)与会者
1、列举每一位与会者的姓名并评估会议结束后他们的满意程度。
2、为 “不满意”或“极不满意”的与会者找出使他们“不满意”或“极不满意”的原因。
 
(四)假如再组织同样的会议,下表中哪些事项将继续维持?哪些事项将有新的举措?
 
会议不同角度的效果评估
    任何会议的举行,都有以下共同属性:一是会议期间,必须付出一定的代价;二是会议应有一定的目的;三是会议结束后,无论成功与否,或多或少都能给人以启示,使人获得一定的经验和教训。会议效率的高低,不是一个一成不变的概念,需要从不同角度加以评估。以下对此作一简要介绍。
一、从付出代价的角度评估
    会议实际支出了多少费用是很容易算出来的。计算会议成本的方法是:会议成本=每小时平均工资的3倍×2×开会人数×会议时间(小时)。当然会议实际费用还要加上会场租赁费、资料费、水电费等等。会议评估要力求科学,可以采用以下公式:
这一公式中的C是指每一个与会者为会议所作贡献的费用;T是指车旅费;A是指食宿费用;P是指筹办费用,包括地点、设备的租赁费,幻灯片和录影带等辅助资料的制作费等。把以上的数目加起来除以D——与会者人数,就可以得到一个CD值,也就是相当于在每位与会者身上所花的费用。
    在这些费用中,与会者作贡献的费用C,很可能被低估。这方面的原因很多,在此不多作说明。
    在弄明白为每位与会者花了多少钱之后,还应当明白钱是否都花在了刀刃上。目的在于调整员工工作状态的会议,比较容易评估效果。比如,会后员工们卖出的汽车是否增多?等等。如果达到效果,企业获得的额外利润就应归功于会议了。
    如果会议的目的是为提高士气,向企业员工通报情况,或者对员工进行培训,就不能立即从财务上显示出利润来。在这种情况下,最好把会议看成是员工在职训练计划的一个部分,看成是对企业前途的投资,并尽可能从中挖掘价值。从长远来看,投入一定的人力、财力,绝对是值得的。如果采取另外的办法,比如取消会议,那么结果必然是士气低落、无法接受变动或生产效率下降等。
    在传统上,许多会议的举行是不太在乎开销的,一般持这样的观点:所谓好主意就是把经过精挑细选的部门经理和员工送到一家五星级饭店,让他们听取富有创意的报告……这样的会议被普通人认为是让与会者去度假。而现在,人们在经过了每次重大会议后,习惯反省一个问题:“这个会议的举行值得吗?”作为会议决策者,对这个问题必须引起重视。
    评估会议是否值得举行,不能仅仅局限在付出的代价的角度,而应考虑会议是否管用,也就是会议是否达到了预期的目的。
二、从会议品质的角度评估
    为了提高会议效果,可以分开评估会议的各个部分,并就其作出判断。下面提供了一份评估会议质量的清单,可以作为评估时的参考。
    在清单一开头,简要地提一下既定的会议目的。在完成这一评估报告时,不要忘记这一点。
印刷品
    对设计和版面是否满意?内容是否正确或者表述清楚?印刷品是否及时提供?所花的费用是否值得?
地点
    会议地点的位置是否适当?大小是否合适?住宿、饮食和服务的等级如何?设施是否适用?工作人员是否肯帮忙?与会者的意见如何?
交通
    车辆是否保养得很好?车辆是否准时?机动性是否很高?司机是否客气和肯帮忙?
会场布置
    标志、布景、照明和会议地点的装饰水平如何?会场设计的各个项目是否及时提供和安装?与会者对设计布置有什么意见?
器材设备
    提供器材设备的单位工作完成得如何?安装和操作设备的人员工作效果如何?有无设备故障?原因是什么?
发言者
    发言内容是否打动人心?讲稿的风格是否合适?内容是否明了?讲稿是如何提供的?辅助设备的资料是否派上用场?
与会者的意见
    会议采用的风格是否合适?场地设计、音乐是否合适?会议时间是否合适?所花的费用是否值得?
三、从经验教训的角度评估
    对刚刚结束的会议作出评估,促使下一次会议开得更有成效,费用更少。如果不得不跳过评估阶段,或者是第一次策划筹办会议,下面的几个办法,可以在会议上少花钱,且获得最大的价值上提供帮助
◆ 会议要开得短。如果预计开一天的会议,可以只开半天,这样只需一夜的住宿。
◆ 安排较多的活动,使会议获得最大限度的价值。应多安排自助餐而减少正式午宴。多开小会,以使与会者能增加参与度。如果有可能也利用晚间开会。
◆ 特别注意选择地点。会议地点的技术设施都在改进,有良好设施的会场利用价值更大,因为可以节省设备的租赁费用。
◆ 对与会者的名单要精益求精。把与会者限于最有可能为会议作出贡献的人。人数少意味着会议场地小,可节省场地租赁,住宿和餐饮费。
◆ 如果对于某会议承办公司的工作感到满意,可考虑与其长期合作。保持合作关系,可促使他们减少收费。
◆ 讨价还价。应先确定自己的价位,并努力找到能获得与它最接近的价格的办法。
 
 
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