按照预期计划履行方案，在执行过程中，要做到耐心、细致与周到……在年会执行过程根据不同年会形式，需要注意餐饮安排、交通安排、旅游安排、司仪安排、秩序维护、茶歇安排和摄影摄像等事项。
1、餐饮安排
根据参会人员的喜好，预定各种形式的餐会包括西餐、中餐、自助餐、宴会等等；
餐饮安排通常有两种形式——自助餐或者围桌餐。
类别有中式、西式及清真系列。统一安排餐饮的会议，对于成本的控制非常重要。
围桌式餐饮安排比较复杂——特别是大型会议的时候。围桌式餐饮安排需要考虑的问题有：开餐时间、每桌人数、入餐凭证、同桌者安排、特殊饮食习惯者、酒水种类等。
2、交通安排
主办方应该提前告诉会议公司相对准确的与会者抵达时间、人数、此时间段内抵达客人的身份及车辆使用标准。
3、旅游安排
需要提前知道线路的安排，主要景点以及相关的安全事项。必须处理好会议与旅游的关系。
4、主持人安排
如果是客户答谢年会，专业的主持人显得主办者对会议的用心和对与会人员的尊重，而员工大会则可以较少考虑安排专业主持人。
5、礼仪安排
礼仪工作一般包括模特召集、程序分解、简单培训、服装道具准备、礼仪执行等。值得注意的是礼仪的文化素质及外语基本技能考察，而不能简单看形体决定是否聘请，另外一点就是礼仪的个性是否符合工作要求。各种主题的会议对礼仪的要求不一样，学术性会议、政府性质会议要求模特的着装比较素雅，不能抢了专家及政府要员的形象，而销售类会展则需要模特为企业及产品锦上添花，尽量着装鲜艳，与企业或产品的品质形象要求一致。
6、秩序维护
对于会议而言，无不希望有良好的秩序。小型会议特别是企业内部会议秩序基本不用控制，但大型会议，秩序的控制就显得很重要。大型会议可以采用代表证或者入场券方式控制，如果需要保密，代表证可以特制，印制有代表的数码身份照片，会场入口设立保安来维护为好。
7、茶歇安排
茶歇对于一般会议可能不需要，特别是一些高层或高规格会议，会间茶歇是很重要的。茶歇的定义就是为会间休息兼气氛调节而设置的小型简易茶话会，当然提供的饮品可能不限于中国茶，点心也不限于是中国点心。通常茶歇的准备包括点心要求、饮品要求、摆饰要求、服务及茶歇开放时间要求等等，一般不同时段可以更换不同的饮品、点心组合。大致上茶歇的分类是中式与西式。中式的饮品包括矿泉水、开水、绿茶、花茶、红茶、奶茶、果茶、罐装饮料、微量酒精饮料，点心一般是各类糕点、饼干、袋装食品、时令水果、花式果盘等等。西式茶歇饮品一般包括各式咖啡、矿泉水、低度酒精饮料、罐装饮料、红茶、果茶、牛奶、果汁等等，点心有蛋糕、各类甜品、糕点、水果、花式果盘，有的还有中式糕点。
8、摄影摄像安排
摄影摄像安排：根据会议的级别和要求，需要安排专业的摄影摄像人员对会议进行全程拍摄，拍摄以后还需要考虑是否将资料制作成光盘分发给与会人员
9、流程控制
会议的现场流程如果较复杂，最好事先安排彩排，注意好灯光音响的配合。会议过程中，尤其要注意灯光/音响等相关设备的配合。
专业的会议公司能够从容应付活动现场的各种变化，并能把握好会议效果。
